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26 de janeiro de 2017

Produtividade - Sua vida na nuvem

Hoje temos a nossa disposição uma infinidade de apps (tanto na web como nos smartphones) que chega a ser difícil acompanhar os lançamentos, testar e utilizar da melhor maneira cada produto. Vou compartilhar aqui alguns apps e como utilizá-los de maneira a ser mais produtivo e conseguir melhorar sua organização e agilidade.

Para escolha desses apps foi levado em consideração sua disponibilidade em todas plataformas e todos possuem planos grátis, que já são mais que suficientes para melhorar seu desempenho. Depender de um app exclusivo de um sistema é tolice, pois você ficará preso àquele produto/tecnologia.

Vamos lá!

1. Gmail

O modo como você lida com seus e-mails impacta diretamente à sua produtividade. O Gmail revolucionou os clientes de e-mail web tanto pela sua capacidade de armazenamento como pelo modo como lida com eles.

O Gmail trata os e-mails como conversas, agrupando os de mesmo assunto numa linha temporal. Facilmente você consegue acompanhar os e-mails anteriores relacionados ao mesmo assunto. Sua busca é muito eficaz, permitindo localizar e-mails antigos rapidamente.

Com isso a uma excelente maneira de gerenciar seus e-mails é através do conceito "Caixa de Entrada Vazia".

Deixe somente na caixa de entrada os e-mails que estão sendo tratados, que você precisa fazer alguma ação antes de responde-lo ou resolvê-lo. Dessa maneira você tem uma visão de maneira clara sobre os assuntos pendentes.

Além disso você pode trabalhar com marcadores como melhor lhe convier e utilizar o Gmail como um cliente de todas suas demais contas.

Outra coisa importante é utilizar seu Gmail como sua principal fonte para armazenar seus Contatos. Completo e prático, você pode adicionar uma infinidade de campos e ainda é facilmente sincronizado com qualquer smartphone. Você jamais perderá seus contatos por trocar de chip ou de aparelho.

2. Evernote

Evernote é poderosíssimo. Anote tudo o que precisar, guarde informações importantes, artigos para ler mais tarde, criar listas e até anexar fotos e arquivos às suas notas.

Como dizem diversos autores, uma pessoa de sucesso faz anotações, e o melhor app para isso sem dúvidas é o Evernote.

Você pode criar cadernos para separar e organizar melhor suas notas e além disso o app possui uma busca fantástica, sendo muito fácil resgatar uma anotação.

3. Google Drive ou Dropbox

O propósito da utilização de um desses apps e sincronizar e ter sempre à mão seus arquivos. Documentos, planilhas, arquivos de vídeo ou áudio, enfim, tudo o que você possui como "arquivos pessoais".

Não deixe salvo na pasta "Meus Documentos" em seu desktop. Utilize um serviço desse e jamais se preocupe com backups quando precisar formatar ou trocar de máquina.

Você pode até utilizar os dois, mais o One Drive também, para evitar de ter de pagar um plano e organizando os serviços por tipo de arquivo.

4. Google Calendar

Google Calendar volta a ser o principal app de agenda, após a extinção do Sunrise pela Microsoft (que vai agregar suas funcionalidades no Outlook).

Crie agendas separadas para cada tipo de compromisso (pessoal / profissional), anote datas importantes, vencimentos das principais contas que você paga e prazos para entregas e tarefas.
O Google Calendar também sincroniza e exibe automaticamente as datas de aniversários e datas especiais cadastradas nos contatos do Gmail!

Ele ainda possui agendas públicas onde você consegue adicionar ao seu calendário datas de diversos eventos esportivos, feriados nacionais e outras astronômicas.

5. Trello

Este é o app para quem deseja sair da ideia, do papel e passar a realizar!

Você pode criar quadros e listas como bem entender, seguindo diversas teorias de GTD (Get Things Done), Projetos e ToDo’s.
A dica para este app é utilizar um quadro individual para projetos grandes e um quadro para atividades de rotina.
Para os projetos grandes você pode organizar as listas por etapas do projeto e uma lista com as tarefas já realizadas.

Para o quadro pessoal recomendo a seguinte configuração: uma lista para cada lugar onde você passa mais tempo, e separe o tipo de atividade pelas etiquetas. Cadastre as atividades na lista onde você poderá realizá-la. Por exemplo, se você precisa ligar para um encanador resolver um problema na sua casa, crie esta atividade na lista do lugar onde você estará no horário comercial e marque com a etiqueta relacionada às suas atividades pessoais. Porque você só poderá buscar e falar com um encanador no horário comercial. Não adianta nada lembrar disso somente quando estiver em casa, se o momento para resolver é no horário comercial.

Além disso crie uma lista de título "ALGUM DIA/TALVEZ" para registrar ali alguns sonhos ou vontades para que esteja sempre em seu radar, e obviamente uma lista para as tarefas realizadas. Pode ser importante ter de voltar a alguma tarefa para ver alguma anotação ou algum arquivo anexado a ela.

Sunrise tinha uma integração nativa com o Trello, onde as datas de conclusão das tarefas iam automaticamente p/ sua agenda. Isso vai faz falta no Google Calendar, onde é importante você registrar manualmente mesmo para sempre acompanhar seus compromissos.

6. Cubby

Cubby é um serviço de sincronização de pastas entre diferentes máquinas. Simples e mágico. Muito útil quando precisa da mesma informação disponível em desktops diferentes ou também mantê-los sincronizados na nuvem.
Uma dica muito útil para este serviço é sincronizar sua área de trabalho com a nuvem. Como recomendado anteriormente mantenha seus arquivos nos Google Drive ou Dropbox e os arquivos em que está trabalhando no momento, que estão na área de trabalho, sincronize com o Cubby. Um grande segredo dele é que você pode facilmente restaurar um arquivo que foi apagado sem querer em sua máquina.

Conteúdo Bônus: Entretenimento

Aqui vai uma rápida lista de serviços para ter também seu entretenimento disponível em qualquer plataforma:

 
7. Google Photos – sincronize suas fotos com qualquer dispositivo e ainda com espaço ilimitado
8. Spotify – a era de baixar mp3 ou ripar CD já acabou!
9. Steam – tenha seus jogos sempre na nuvem, disponíveis para baixar e instalar quando quiser! Vários jogos sincronizam seus saves para continuar a jogatina de qualquer máquina.


Se você utilizar os apps recomendados e seguir essas dicas sua vida estará na nuvem, e você não se importará mais com trocas de máquinas ou smartphones. Seus dados jamais serão perdidos e estarão sempre à mão!
Conhece ou utiliza algum outro? Tem uma maneira especial de utilizar um app que te aumenta produtividade? Compartilha com a gente!

Rafael Castoldi
Sobre o autorRafael CastoldiSou geek, estudante, administrador, nerd, professor, flamenguista, londrinense, paranaense, brasileiro, turista, morador, leitor, escritor, marido, pai, filho, irmão, sedentário, procrastinador, calmo, alegre, divertido, bem humorado, lagartixa, sonhador, planejador, idealizador, questionador, curioso, experimentador, cristão, pensador, analista, motorista, motoqueiro, passageiro, virtual, real, cético, otimista, correto, honesto, conservador, moderno, antenado, conectado, apaixonado, entusiasmado, empolgado, animado e desafiador.